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Die Ergebnisse unserer KI-Potenzialanalyse liegen vor: Das Potenzial ist erheblich, die Mitarbeitenden stehen dem Thema offen gegenüber, und der Weg in die Umsetzung beginnt mit dem richtigen Fundament.
Mitarbeitende in kommunalen Jobcentern stehen täglich unter Druck: steigende Fallzahlen, manuelle Dokumentationsaufwände, Medienbüche zwischen Systemen und zu wenig Zeit für das, was wirklich wichtig ist: gute Beratung. Gleichzeitig wird Künstliche Intelligenz (KI) immer zugänglicher. Die Frage ist daher nicht mehr ob, sondern wo und wie KI im Jobcenter-Alltag konkret helfen kann.
Arbeitspaket 1 ist das inhaltliche Fundament des gesamten Projekts: eine Standortbestimmung, die zeigt, wo die Hebel liegen und was dafür gebraucht wird.
Die Analyse verlief in zwei parallelen Strängen. „In die Tiefe“ haben wir am KJC "Neue Wege" im Kreis Bergstraße gearbeitet: acht Gruppeninterviews mit insgesamt 31 Personen aus allen Funktionsebenen, Prozessworkshops entlang von 17 Kernprozessen, eine umfassende Daten- und Dokumentenanalyse sowie Gespräche mit 16 Bürgerinnen und Bürgern, die aktuell Leistungen in Anspruch nehmen. Aus diesen Tiefenerkenntnissen entstanden 64 konkret identifizierte KI-bezogene Optimierungspotenziale.
„In die Breite“ haben wir 16 hessischen kommunalen Jobcenter einbezogen: über 10 strukturierte Experteninterviews, die Einbindung der AG Digitalisierung und bestehender Führungskräftenetzwerke, sowie eine hessenweite Online-Umfrage, an der 1.190 Mitarbeitende und Führungskräfte teilgenommen haben. Dieser Schritt war entscheidend: Erkenntnisse aus einem Pilotstandort sagen noch nichts darüber aus, ob sie auf andere Häuser übertragbar sind. Die Breitenperspektive hat das geprüft und bestätigt.
65 Prozent der Befragten sehen bei KI mehr Chancen als Risiken. 53 Prozent schätzen die Effizienzpotenziale als hoch bis sehr hoch ein, und 43 Prozent bezeichnen ihre Grundhaltung gegenüber KI als positiv. Der größte Bremser ist dabei nicht etwa Ablehnung, sondern Unsicherheit rund um Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen, die 578 der Befragten als wichtigstes Hindernis nennen. Es fehlt also nicht am Willen, sondern an Orientierung und Handlungssicherheit.
„Auf einem kaputten Fundament ein Haus aufzubauen, halte ich nicht für sinnvoll. Ohne eine gemeinsame Fachanwendung, wie bei der BA ,wird uns der große Wurf beim Thema Künstliche Intelligenz nicht gelingen.“
Eines der zentralen Ergebnisse: Bestehende IT-Fachverfahren, Medienbüche, fragmentierte Datenstrukturen und fehlende Schnittstellen zwischen Systemen sind der strukturelle Engpass, der KI-Potenziale dort ausbremst, wo sie am größten wären. Mehrere Fokusinterviews bringen es auf den Punkt: Erst Prozesse, Daten und Fachverfahren ordnen, dann kann KI sinnvoll andocken.
Genauso deutlich ist: KI funktioniert in kommunalen Jobcentern am besten als Assistenz, nicht als Vollautomatisierung. Realistisch und kurzfristig anschlussfähig sind Anwendungen, die vorsortieren, dokumentieren, vorprüfen und Vorschläge machen – während die fachliche Entscheidung beim Menschen bleibt. Dieses Prinzip, das sogenannte Human-in-the-loop, ziehen alle interviewten Praxisakteure klar durch.
Aus der Verdichtung aller Befunde wurden sechs konkrete Handlungsfelder erarbeitet. Vier davon wirken direkt in der Fach- und Fallarbeit:
Zwei weitere Handlungsfelder bilden die strukturelle Voraussetzung: die sogenannten Enabler:
Ergänzend wurden 60 Quick Wins in drei Kategorien identifiziert: Weglassen, Vereinfachen und Automatisieren. Sie zeigen, dass Entlastung nicht immer auf große Projekte warten muss. Viele Verbesserungen können kurzfristig angegangen werden.
Wenn Sie in einem kommunalen Jobcenter arbeiten, egal ob als Mitarbeitende, Teamleitung oder Verwaltungsleitung,werden diese Ergebnisse Sie vermutlich nicht überraschen, aber hoffentlich bestätigen. Dort, wo täglich viel Zeit für manuelle Routineaufgaben, Dokumentation und das Suchen von Informationen draufgeht, liegen die ersten und wirkungsstärksten Ansatzpunkte für KI-gestützte Entlastung.
Die Ergebnisse sind keine Theorie. Sie spiegeln die Realität in kommunalen Jobcentern wider, eingebracht von 1.190 Menschen, die dort jeden Tag arbeiten.
Was Sie konkret mitnehmen können:
Die Ergebnisse aus dem Arbeitspaket 1 fließen direkt in die nächsten Projektphasen ein. In Arbeitspaket 2 testen wir im KI-Reallabor konkrete KI-Anwendungen: von der ersten Auswahl der Anwendungsfälle bis zur direkten Erprobung im Arbeitsalltag der Jobcenter,gemeinsam mit den Mitarbeitenden. In Arbeitspaket 3 bauen wir ein praxisnahes Qualifizierungsangebot auf, das Mitarbeitende und Führungskräfte befähigt, KI sicher und sinnvoll einzusetzen. Das Fundament dafür ist gelegt.
Detaillierte Ergebnisse findetn Sie in unserem Fact Sheet auf der „Downloads“-Seite: https://ki-hub-kommunal.de/downloads
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