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Protokolle schreiben, Akten zusammensuchen, Einladungen verschicken - Kommunale Jobcenter wissen, wie viel Zeit für Dinge draufgeht, die eigentlich weniger Zeit kosten sollten. In einem Workshop bei KJC Neue Wege haben Fachkräfte gemeinsam 61 Optimierungsansätze erarbeitet. Hier sind die, die am stärksten herausgestochen sind.
Viel Aufwand für Dinge, die eigentlich gar nicht so aufwendig sein müssten. Das kennen Kommunale Jobcenter gut: Protokolle schreiben, Akten zusammensuchen, Formulare nacherfassen, Einladungen verschicken, Bescheide vorbereiten. Alles notwendig, alles zeitintensiv, und vieles davon ließe sich besser, schneller oder gar nicht mehr machen.
In der KI-Potenzialanalyse (AP1) haben wir gemeinsam mit Fachkräften des Pilotstandorts KJC "Neue Wege" (Kreis Bergstraße) genau das untersucht: Wo geht im Alltag Zeit verloren, die nicht verloren gehen müsste? Und was lässt sich kurzfristig ändern, ohne dass dafür ein großes IT-Projekt oder ein mehrjähriger Prozess nötig wäre?
Das Ergebnis: 61 identifizierte Optimierungsansätze in drei Kategorien, von Fachkräften des KJC Neue Wege erarbeitet und in einem Workshop gemeinsam bewertet und priorisiert. Was wir als Quick Win verstehen: Ansätze, die in vier bis acht Wochen pilotierbar sind, keine langen Abstimmungsketten voraussetzen und einen messbaren Unterschied im Alltag machen. Das trifft auf viele der Ansätze zu, besonders in den Kategorien Weglassen und Vereinfachen. Die Ansätze aus der Kategorie KI-Assistenz sind technologieabhängig und brauchen mehr Vorlaufzeit, zeigen aber, wo der größte Hebel liegt. Hier sind die Ansätze, die am stärksten herausgestochen sind.
Manchmal steckt der größte Gewinn nicht in einer neuen Lösung, sondern in der Frage: Warum machen wir das eigentlich noch?
· Im Wartezimmer liegen Papieranträge aus, obwohl Online-Anträge längst möglich sind. Jedes Formular, das trotzdem reinkommt, muss manuell nacherfasst werden. Papieranträge nicht mehr auszulegen ist kein großer Schritt, aber ein klares Signal: Der digitale Weg ist der Standard.
· Der Profilbogen wird ausgedruckt, im Gespräch verwendet, abgeheftet und irgendwann wieder eingescannt. Dieser Kreislauf kostet Zeit und bringt inhaltlich nichts. Digital führen und schlanker gestalten, also nur das, was wirklich gebraucht wird, wäre schon der nächste Schritt.
· Und dann gibt es Rückmeldungen nach Ortsabwesenheiten, die gesetzlich nicht vorgeschrieben sind, aber trotzdem noch laufen. Das ist kein Einzelfall. In der Analyse zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Vieles läuft noch, weil niemand bisher systematisch gefragt hat, ob es das muss.
Nicht alles kann weg. Aber vieles kann besser werden, ohne großen technischen Aufwand.
· Pflichtfelderin Online-Anträgen sind ein gutes Beispiel: Wer einen Antrag unvollständig abschicken kann, tut es. Die Nacharbeit landet im Sachbereich. Pflichtfelder lösen das Problem, bevor es entsteht.
· Wer Gespräche aufzeichnet statt händisch zu dokumentieren, verändert das Verhältnis zwischen Gesprächszeit und Nachbereitungszeit grundlegend. Das Protokoll entsteht aus dem Gespräch heraus, nicht daneben. Wer weiß, wie viel Zeit nach jedem Beratungsgespräch noch für das Nachschreiben draufgeht, weiß, was das bedeutet.
· Ein Chatbot im Profiling, der vorab Standardfragen erfasst, gibt dem ersten Beratungsgespräch einen besseren Ausgangspunkt. Die Grunddaten sind schon da. Die Gesprächszeit kann sich auf das konzentrieren, was wirklich Interaktion braucht.
· Konsequentes "Digital first" bei Neuanträgen und Weiterbewilligungen bedeutet: Der digitale Weg ist der Standard, der Papierweg die Ausnahme. Und auch dann wird er ins Digitale überführt, statt parallel weiterzulaufen.
Das ist die Kategorie, die in der Analyse am stärksten bewertet wurde. Und wenn man die Ansätze anschaut, wird schnell klar, warum. Im Unterschied zu den ersten beiden Kategorien setzen diese Ansätze auf Technologie: KI, Automatisierung, digitale Infrastruktur. Das macht sie zu mittelfristigen Vorhaben, nicht zu Quick Wins im Vier-bis-Acht-Wochen-Sinn. Trotzdem haben sie die meisten Punkte bekommen, weil die Fachkräfte genau hier den größten Bedarf sehen.
· Aktuelle Fallzusammenfassungen haben die meisten Punkte bekommen. Vor jedem Gespräch muss der Fall erschlossen werden: aktueller Stand, letzte Vorgänge, was heute relevant ist, welche Leistungen laufen, was als nächstes ansteht. Das passiert heute manuell, in mehreren Systemen, oft kurz vor dem Termin. Eine automatisch erstellte Zusammenfassung, chronologisch aufgebaut, mit aktuellem Leistungsstatus und einem Hinweis auf das weitere Vorgehen, verdichtet diesen Schritt erheblich. Die Informationen sind schon im System. Sie müssen nur aufbereitet werden.
· Ähnliches gilt für den Kooperationsplan: ein zentrales Dokument in der Vermittlung, das stark standardisierbar ist. Viele Elemente kehren immer wieder, viele Formulierungen ähneln sich. Automatisierung füllt den Großteil vor, die Fachkraft prüft und gibt frei. Schneller,konsistenter, weniger Tipparbeit.
· Was passiert, wenn ein Kooperationsplan ausläuft? Heute: manuell erkennen, Einladung erstellen, verschicken. Es gibt keinen guten Grund, warum das System das nicht selbst erledigt. Automatisierte Einladungen nach Ablauf des Koops gehören zu den Ansätzen, bei denen die Reaktion am häufigsten war: "Das müsste doch eigentlich schon so funktionieren."
· Termineinladungen mit Kalendereintrag klingen selbstverständlich und sind es in vielen Abläufen noch nicht. Weniger Rückfragen, weniger Nichterscheinen, mehr Verlässlichkeit für alle Beteiligten.
· Dann gibt es die Fragen, die täglich auftauchen: in Gesetzestexten, Dienstanweisungen, internen Regelungen. Heute bedeutet das entweder langes Suchen oder immer wieder nachfragen. Ein KI-Wissensassistent, der auf die eigenen Dokumente zugreifen kann, beantwortet diese Fragen schnell und nachvollziehbar, ohne Umweg.
· Und schließlich das Thema, das fast alle kennen: Wer mitschreibt, ist nicht mehr wirklich im Gespräch. Aufzeichnung, Transkription und automatische Zusammenfassung verlagern diesen Aufwand. Die Fachkraft prüft und ergänzt, statt parallel zu dokumentieren. Das klingt nach kleiner Entlastung, ist im Alltag aber ein spürbarer Unterschied.
Die Ansätze, die am stärksten priorisiert wurden, haben alle dasselbe Muster: Sie betreffen Aufgaben, die täglich anfallen und viel Zeit kosten. Manche lassen sich in wenigen Wochen angehen, ohne dass das System umgebaut werden muss. Andere brauchen technische Vorbereitung und etwas mehr Vorlaufzeit. Was sie verbindet: Der erste Schritt muss kein großes Projekt sein.
Viele dieser Ansätze waren keine Überraschung. Fast alle haben jemanden gefunden, der nickt und sagt: "Ja, das kenne ich. Das machen wir auch noch so."
Den vollständigen Überblick über alle AP1-Ergebnisse gibtes im Fact Sheet zur KI-Potenzialanalyse auf unserer Website zum Download.
Wir sind gespannt, womit Sie anfangen.
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